時々、友人や恋人、異性の知り合いを外出に誘うこともあるでしょう。
しかし、急な予定変更が必要になったり、他の魅力的なプランが頭に浮かんだり、時間が経つにつれて最初の意欲が失われていくこともあります。こうした場合、自分から提案した予定をキャンセルしたいと思うことがあるかもしれません。
自分で立てた計画を取り消すのは、心に引っかかるものです。
「どのように断ればいいのだろう？」 「相手に納得してもらうにはどうしたらいいか？」
多くの人がこのような問題で頭を悩ませています。
この記事では、そうした状況に対応するために、気軽に予定をキャンセルする方法と、スムーズに断るためのコツをいくつかご紹介します。
イベント主催者がキャンセルする際の対処法
自分でイベントや集まりを企画した場合のキャンセル方法は、他人に誘われた場合と基本的に同様です。
キャンセルの一般的な理由としては、以下のようなものが挙げられます：
- 急用が生じた（アルバイトのシフトが急遽決まった、家族の健康問題など）
- 体調が優れない
これらの事情が発生した場合、キャンセルそのものよりも、それに続く対応の方が重要です。
詳細な対応方法については後ほど説明します。
したがって、これらの一般的な理由を挙げてキャンセルすることが通常適切です。
招待後に予定をキャンセルする際の注意点
招待後に予定をキャンセルすることは、相手にとって不快な印象を与えかねません。
「どうして誘ったのにキャンセルするの？」 「何か問題が発生したの？」
このような疑問を抱かれないよう、キャンセルする際の対応とフォローアップは非常に重要です。
ここでは、スムーズにキャンセルを行うための主要なポイントをいくつか紹介します。
- 心からの謝罪を伝える
- 情報を早めに共有する
- 代替案を提案する
これらのポイントについて、詳しく説明します。
心からの謝罪の表現
避けられない事情があったとしても、自分から誘っておきながらキャンセルすることは、相手にとって不便をもたらします。
そのため、キャンセルを伝える際には、相手に対して心からの謝罪をすることが大切です。
「突然の事情が発生してしまい、大変申し訳ないと思っています」
「体調を崩してしまい、残念ながら参加できなくなりました…本当に申し訳ありません」
このような表現は、あなたの誠実な気持ちを相手に伝え、不快感を和らげる効果があります。
しかし、
「急用ができたので、参加できません」
「体調不良で、約束をキャンセルしますね」
といったように、謝罪の言葉を省略したり、無関心な態度で伝えると、相手に悪い印象を与えかねません。
このような姿勢は、関係に亀裂が生じる原因になるため、注意が必要です。
速やかなキャンセルの伝達
私たちは日常的にスケジュールを管理しており、約束の日が近づくにつれて、その日への期待は高まります。
そのため、約束を取り消さなければならなくなった場合、直前にキャンセルすると以下のような不満が生じることがあります：
「楽しみにしていたのに」
「もう明日なのにどうして？」
「もっと早く言ってくれれば、他の予定を立てられたのに」
特に、前日や直前でのキャンセルは、相手に対して不意打ちのような感じを与え、印象を大きく損ねる可能性があります。
ですから、キャンセルを決定したら、速やかに伝えることが望ましいです。
自分から誘った後にキャンセルするのは勇気のいることですが、先延ばしにすると問題が複雑になることもあります。
決心したらすぐに相手に知らせるべきです。これが最も良いアプローチです。
キャンセル後のフォローアップの重要性
自分からの誘いをキャンセルする際は、その後の対応も非常に重要です。
例えば、
「別の日に予定を変更しませんか？その日は確実に空いています」 「次に会う時は、お詫びとして何かおごらせてください」
といった形で、具体的な再調整や償いの提案をすることが効果的です。
このようなキャンセル後の対応は、キャンセルの印象や相手の不快感を軽減する上で重要な役割を果たします。
もし今後もその人と良い関係を維持したい場合は、キャンセル時に適切なフォローを行うことが欠かせません。
まとめ
自分から誘った後にキャンセルすることにためらうのは自然な反応ですが、時には避けられない事情でキャンセルが必要になることもあります。
この記事で紹介したキャンセル時の重要なポイントを覚えておき、できるだけスムーズに、そして相手に不快感を与えないように伝えることを心がけましょう。
